Eerste hulp bij het bepalen van jouw koers in retouren management

Retouren management is een onvermijdelijk onderdeel van e-commerce: als operationeel expert weet je dat als geen ander. Leuk is echter anders wanneer je wilt focussen op de kern van je business. Dat begrijpen we! Tegelijkertijd is er uit retouren management een stuk meer te halen dan je momenteel wellicht doet. Daarom hebben we een overzicht voor je gemaakt waarmee je kunt zien waar de wins zitten voor je organisatie. Klik op deze link of de afbeelding hieronder om het pijlenschema te bekijken.

In een operationele rol is retouren management een essentieel onderdeel van je functie. Wij geven je graag inspiratie voor de optimalisatie van retouren management. Zo spraken wij recent bijvoorbeeld met Site Manager John Warnar over de grootste onnodige kostenpost in de operatie van e-commerce partijen.

Tim Mooren, COO bij BuyBay heeft ervaring in uiteenlopende operationele rollen in e-commerce organisaties en geeft aan: “Retouren zijn vaak een groot zorgpunt voor operationele functies, omdat het geen prioriteit heeft voor belangrijke interne stakeholders zoals sales en category management. Sales en category management focussen zich namelijk het liefste op de nieuwe omzet. Er zit geen prioriteit op retouren management tot het moment waarop het een probleem wordt.” Hij beschrijft twee scenario’s waarin retouren management ook buiten de operatie urgentie krijgt.

1. Als het warehouse vol zit

Op het moment dat het warehouse vol zit, levert dat een probleem op voor sales en voor category management. Een veelvoorkomende eerste vraag is dan “Welke voorraad kunnen we eruit duwen zodat we ruimte hebben voor de nieuwe voorraad?”. Veel mensen wordt dan gevraagd hun agenda schoon te vegen om de producten van de locatie te halen zodat er weer ruimte is.

2. Als er een financiële oorzaak is

Op het moment dat de financiële balans aangeeft dat er producten te lang op de plank liggen, creëert dat urgentie vanuit de financiële afdeling. De CFO of controlling zegt: “Wij hebben de voorraad op balans staan, maar deze producten staan er al 2 jaar met een originele verkoopprijs van 2 miljoen euro. Inmiddels is het type model verouderd, zijn de producten stoffig en al een aantal keer verplaatst.” Ineens is de waarde dan nog maar 50% van wat het ooit was. Dit is een groot risico binnen warehouses. De uitdaging is dan om alsnog ervan af te komen met aanzienlijke kortingen, maar dat levert opnieuw restpartijen op.

Op het moment dat er urgentie is op retouren management vanwege een overvol warehouse of financiële redenen, zie je veelal de volgende drie routes waarin operationele functies de retouren aanpakken, geeft COO Tim Mooren aan.

Oplossing 1: Iedere week komt er een opkoper langs waar de retouren aan worden verkocht.

Vaak kiezen organisaties als snelle oplossing voor retouren management om dit via opkopers te verhandelen. Bij het verkopen van retouren aan opkopers gaat het niet om een structurele oplossing en leidt tot de volgende uitdagingen voor operationele functies:

• Opkopers hebben vaak geen capaciteit in hun opslag, waardoor er geen betrouwbare afname van de retouren is.
• Vaak komen opkopers met contant geld langs, wat onwenselijk is in verband met betrouwbaarheid.

Oplossing 2: Scrappen, oftewel het weggooien of verbranden van de producten.

Het vernietigen van retouren gebeurt vaker dan je denkt. Dit is waardevernietiging en uiteraard niet duurzaam.

Oplossing 3: Een structurele oplossing.

Het kiezen voor een structurele oplossing is de beste keuze bij retouren management, zowel vanuit duurzaamheid en financieel perspectief. Tegelijkertijd kun je bij een strucutrele oplossing ook daadwerkelijk geld verdienen, in plaats van louter het besparen van kosten.

Retouren management is een vak, net zoals het operationele vak dat is. Bij BuyBay hebben we een structurele en transparante oplossing voor retouren management voor grote organisaties in de e-commerce supply chain, van (r)etailers zoals Blokker en BCC tot premium merken en fabrikanten. Voor een vrijblijvend en verdiepend inzicht in hoe je dit kunt optimaliseren, gaan onze retouren experts graag met je in gesprek.